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2019.06.26

転職コラム

事務作業を軽減!保育士さんが身につけておきたいパソコンスキル

事務作業を軽減!保育士さんが身につけておきたいパソコンスキル

保育士さんのお仕事は書類や資料作りなど、何かとパソコンを使った事務作業も多いですよね。中にはこのパソコン作業が苦手な保育士さんも少なくないはず。今回は、保育士さんが覚えておくと便利なパソコンスキルをご紹介します。

保育士さんがパソコンでいちばんよく使うオフィスソフトと言えば『ワード』だと思います。ワードは文章を書くのが主な機能であるものの、画像の貼り付けや図形の描写・表の挿入もできます。

最近では、クラス便りをはじめとした色々なお便りをワードで作成する園が増えてきました。手書きは作成者の個性が出て温かみを感じられますが、その分作成にかなりの時間が必要になります。しかしワードをうまく使いこなせば、文章を書く時間が大幅に短縮でき、見やすくきれいな字体で作成することができます。レイアウトに失敗しても、途中まで作成した文書を保存しておけば、何度でも修正することができます。

エクセルは表や計算に特化したオフィスソフトです。名簿やチェック表などを一覧表にすることで、見やすく、また追加・削除もしやすい点がとても便利です。

情報共有用の一覧表としてまとめるものは、エクセルで作成するのが、いちばん便利です。
エクセルは横を『行』、縦を『列』と呼びます。クラス名簿であれば『行』をクラスの子どもたちの人数に、『列』をお子さんごとの詳細項目用に作ります。名簿の他にもカレンダー形式の給食だより等にも活用しやすいです。

エクセル表

ワードが文章、エクセルが表なら、パワーポイントはイラストです。「作成するお便りにもっと写真や図形を入れたい」という場合などに最適です。

パワーポイントは、ページ内に自由に画像や図形を挿入できます。見本のイラストや絵本などがある場合は、パワーポイントの「メニュー>挿入>図、もしくは図形」を利用した方が、他のオフィスソフトよりも自由に作画できます。スライドショーの機能を活用すれば、画面上で『動く紙芝居』も作成できます。園児のお子さんの写真や、遠足に行った時の写真を使用して特別な紙芝居を作ると、みんなが盛り上がること間違いなしです。

「パソコンは触る機会がなくてあまり使えない…」という方のために、最低限おさえておくべき内容を簡単にご説明します。ワード・エクセル・パワーポイントすべてに共通する知識です。

メニュー

文字の大きさや色、デザインのことで「メニュー>ホーム」内に左のメニューから変更できます。(Micro Soft Office Word 2007の場合)クラス便り等におすすめのフォントは「ポップ体」「丸ゴシック体」とつく書体で、丸みを帯びた優しい仕上がりになります。
 

レイアウト

初期設定では文字は横書き、ワードは縦長、パワーポイントは横長になっていますが、これらは「メニュー>ページレイアウト」から変更できます。「文字列の方向」で横書き・縦書きを、「印刷の向き」で縦長・横長を変更できますので、作りたい形式に合わせて選んでみてください。(Micro Soft Office Word 2007の場合)
 

新設園で働く保育士さんであれば、園のお便りや給食だよりなどを0から作らないといけない場合もあります。そんなときはインターネットでテンプレートを探してみてください。様式に合わせた様々なテンプレートファイルが無料でダウンロードできます。中身を少しカスタマイズするだけで、園だよりやクラスのお便りに使えるものがあります。

テンプレートと同様に、イラストや写真をすべて自分たちで用意するとなると大変ですが、フリー素材サイトから流用できます。かわいいイラストや季節の写真を少し載せるだけで紙面がパッと華やかになります。

■いらすとびより
https://hoiku-navi.net/irasuto/
季節のイラストはもちろん、かわいい囲み素材や、タイトルの飾りまで豊富に揃っています。各行事にも対応しているので、いざというときにとても役立ちます。
用途に合わせて、カラーor白黒が選べるのも嬉しいですね。

FLAT ICON DESIGN
https://flat-design.bz/wp/
手書きのほんわかとしたイラストがたくさん載っています。優しい雰囲気のお便りにぴったりのイラストのサイトです。

イラストAC
https://www.ac-illust.com/
登録制のフリー素材サイトです。保育士さん向けのイラストはもちろん、その他の日常的な画像も豊富に揃っているためシーンを選びません。
兄弟サイトに、フリーの写真素材を扱っている『写真AC』もあります。
※写真AC
https://www.photo-ac.com/
 

上記のようなテンプレートやイラストなどの無料サイトを上手に活用することもパソコンスキルの一種です。今回紹介したワード、エクセル、パワーポイント、そしてフリー素材サイトで手書き業務から脱却し、事務作業の時間軽減をめざしましょう!

■監修/新谷ますみ
保育園運営本部で勤務。短大の幼児教育学科を卒業し、保育士・幼稚園教諭資格を取得。結婚後も仕事を続け、出産を機に一度退職。子育てがひと段落して、職場復帰。大切にしている言葉は「失敗しても、じっくり待つ」。

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