2026.04.08
お役立ち情報
新年度の「書類地獄」から脱出！今日からスグできる、5つの整理・整頓術！
新入園児の受け入れと進級児の編成が同時進行する4月は、園児一人ひとりに関する膨大な書類が発生しますね。個人情報を含む取扱い注意の書類、子どもの命や安全に関わる重要書類も少なくありません。毎年この時期、大量の書類を短期間で整理するのに四苦八苦している保育士のみなさんを、今年こそ「書類地獄」から救出したい！そんな思いで「すぐできる整理・整頓術」を紹介します。
すでに「書類の山」に埋もれていても大丈夫！
新入園児の保護者から提出してもらう児童原簿、家庭状況調査票、健康調査票、緊急連絡先カード。園のほうで作成する年間行事予定、持ち物リスト、クラスだより、各種同意書。進級児に関する前年度からの引継ぎ書類、新たな調査票…。
これら一つひとつの書類に回収や配布の期限があり、作成・印刷の手間がかかり、内容確認を求められ、遅延や不備があれば保護者に連絡しないといけません。
もしかすると、もう書類の山に埋もれていたり、期限に追い回されたりしているかもしれませんね。でもいまからでも大丈夫。この「整理・整頓術」をぜひ実践してみてください。
（1）まず要らないものを「捨てる」ことから！
前年度の指導計画や連絡帳の控え、内容が更新されて最新版がある案内文の旧版、別の書類に転記済みで役割を終えたメモ、 配布済みの資料、手元に同じものが複数ある重複書類…。
これらは今後、使うことも参照することもありません。迷うことなく捨てましょう。処分すれば、もう新しい書類と混ざることはありません。収納スペースにも空きが生まれます。そして空いたスペースに、本当に必要な書類を余裕を持って整理できます。
もし処分してしまうのに不安が残る書類があれば、「猶予BOX」に一時保管です。1〜2ヵ月経っても触ることがなければ、それは本当に必要がない証。今度こそ「捨てる」です。
これらは今後、使うことも参照することもありません。迷うことなく捨てましょう。処分すれば、もう新しい書類と混ざることはありません。収納スペースにも空きが生まれます。そして空いたスペースに、本当に必要な書類を余裕を持って整理できます。
もし処分してしまうのに不安が残る書類があれば、「猶予BOX」に一時保管です。1〜2ヵ月経っても触ることがなければ、それは本当に必要がない証。今度こそ「捨てる」です。
（2）園児一人ひとりの「個別ファイル」を作成！
児童原簿や家庭状況調査票のコピー、アレルギー調査票、緊急連絡先、保護者との連絡記録などは、園児一人ひとりの「個別ファイル」を作ってまとめるのがオススメ。特定の園児の情報が必要になった場合、一冊のファイルで「その子のすべての情報」にアクセスできます。
もちろん書類別にファイルを作成する手もあります。保健関連はピンクのファイル、指導計画関連はブルーのファイルと、用途別に整理もできます。ただ、「○○くんの食品アレルギー」を確認するのに、保健関連のファイルを繰っていくには時間もかかります。また書類の種類が増えればファイルも増えていきます。
分類の方法は園の事情や慣例にもよると思いますが、肝心なのは必要な書類にすぐにアクセスできる仕組みづくり。やっぱり園児別の分類をオススメします。
もちろん書類別にファイルを作成する手もあります。保健関連はピンクのファイル、指導計画関連はブルーのファイルと、用途別に整理もできます。ただ、「○○くんの食品アレルギー」を確認するのに、保健関連のファイルを繰っていくには時間もかかります。また書類の種類が増えればファイルも増えていきます。
分類の方法は園の事情や慣例にもよると思いますが、肝心なのは必要な書類にすぐにアクセスできる仕組みづくり。やっぱり園児別の分類をオススメします。
（3）「処理中」「要確認」「保管」の3つのボックスを用意！
これから配布予定、保護者とやりとり中など、動きのある書類は「処理中」「要確認」「保管」に分類です。準備はA4サイズの書類トレーかファイルボックスを3つ用意し、ラベルを貼るだけです。
「処理中」のボックスには、保護者から回収したばかりの同意書、個人記録を転記する前のメモなど「これから記入や対応が必要な書類」を。「要確認」のボックスには、目を通す必要がある書類、上司の確認が必要なもの、今後の業務で参照する可能性がある資料などを。そして「保管」のボックスには、処理が完了して最終的なファイリングを待つ書類を入れます。
こうすれば書類の混乱や混同、確認漏れ、業務の重複や遅延などが大幅に減るはずです。
「処理中」のボックスには、保護者から回収したばかりの同意書、個人記録を転記する前のメモなど「これから記入や対応が必要な書類」を。「要確認」のボックスには、目を通す必要がある書類、上司の確認が必要なもの、今後の業務で参照する可能性がある資料などを。そして「保管」のボックスには、処理が完了して最終的なファイリングを待つ書類を入れます。
こうすれば書類の混乱や混同、確認漏れ、業務の重複や遅延などが大幅に減るはずです。
（4）提出物や期限がひと目で分かる「チェックリスト」！
これは20日まで、こっちは月末まで。○○くんは書類Aが未提出で、○○ちゃんは書類Bが未提出…。保護者からの提出物の管理も大変ですね。これを効率化するために役立つのが「チェックリスト」です。
表はExcelなどで簡単に作成できますし、もちろん手書きでも十分です。左端に上から全園児の名前を入れ、表の最上段に健康調査票、○○の同意書といった書類名と提出期限を記入。あとは名前と書類名が交わる枠に提出済みの印をつけるだけです。
大切なのは、教室や職員室の壁などの目立つ場所に掲示すること。そして誰が書類を受け取っても必ずこの表に記入するという運用。どの園児のどの書類が未提出か、いつまでに保護者に催促の連絡を入れればいいか、一目瞭然になりますよ。
表はExcelなどで簡単に作成できますし、もちろん手書きでも十分です。左端に上から全園児の名前を入れ、表の最上段に健康調査票、○○の同意書といった書類名と提出期限を記入。あとは名前と書類名が交わる枠に提出済みの印をつけるだけです。
大切なのは、教室や職員室の壁などの目立つ場所に掲示すること。そして誰が書類を受け取っても必ずこの表に記入するという運用。どの園児のどの書類が未提出か、いつまでに保護者に催促の連絡を入れればいいか、一目瞭然になりますよ。
（5）デジタルツールの活用でムダやムラを撲滅！
多くの園で導入が進んでいるのが「連絡アプリ」。園だより、月ごとの献立表、年間行事予定などをPDFデータとして一斉配信すれば、紙のムダ、配布の手間、誰々にはまだ渡してないなどのムラが一気になくなります。
保護者にとっても、いつでもスマホで必要な情報を確認できるので、プリントの紛失や見落としがなくなり、よりタイムリーな情報共有が可能になりますね。
また書類の作成や提出期限に追われる保育士さんには、スマホで手軽に使えて、効率的にタスク管理ができる「ToDoリストアプリ」がオススメ。代表的なのは「Microsoft To Do」や「Google Keep」などですね。
ここに書類の作成予定・提出期限などをリストアップし、リマインダーを設定しておけば「うっかり忘れ」を防げますし、計画的に業務を進めることもできますよ。
保護者にとっても、いつでもスマホで必要な情報を確認できるので、プリントの紛失や見落としがなくなり、よりタイムリーな情報共有が可能になりますね。
また書類の作成や提出期限に追われる保育士さんには、スマホで手軽に使えて、効率的にタスク管理ができる「ToDoリストアプリ」がオススメ。代表的なのは「Microsoft To Do」や「Google Keep」などですね。
ここに書類の作成予定・提出期限などをリストアップし、リマインダーを設定しておけば「うっかり忘れ」を防げますし、計画的に業務を進めることもできますよ。
書類整理は園児や保護者のため、そして自分のため！
書類整理は単なる事務作業や業務効率化の手段だと捉えられがちです。でも保育現場での書類整理は、「子どもの安心・安全」と「保護者からの信頼」に直結します。整理・整頓ができていないと、万が一の事態にも迅速に対応することができません。
さらに整理・整頓は、保育士の心に余裕を生み出すためにも欠かせません。「あの書類、どこに置いたっけ」「この書類、いつまでだっけ」と、ずっと気にし続けたり、振り回されたりしていたら、本来の保育業務に集中できませんね。逆に保育士が整理上手なら、その様子を見て子どもたちも学びます。「はーい、お片付けして！」と声を張り上げなくても、手際よく片付けてくれるようになるかもしれませんよ。
書類の整理は、自分の気持ちの整理でもあります。整理・整頓術を身につけて、ぜひスッキリした気分で新年度をスタートさせましょう！
さらに整理・整頓は、保育士の心に余裕を生み出すためにも欠かせません。「あの書類、どこに置いたっけ」「この書類、いつまでだっけ」と、ずっと気にし続けたり、振り回されたりしていたら、本来の保育業務に集中できませんね。逆に保育士が整理上手なら、その様子を見て子どもたちも学びます。「はーい、お片付けして！」と声を張り上げなくても、手際よく片付けてくれるようになるかもしれませんよ。
書類の整理は、自分の気持ちの整理でもあります。整理・整頓術を身につけて、ぜひスッキリした気分で新年度をスタートさせましょう！
■監修/上嶋幹子
短大の幼児教育学科を卒業後、兵庫県で私立幼稚園での幼稚園教諭からスタート。その後、大阪府北摂の公立保育所と私立認可保育所で保育士として勤務。豊富な保育経験・スキルを有する。現在は、保育学生や保育士が安心して働ける環境を実現する活動を株式会社ワークプロジェクトで実践。保育ポリシーは「保育の正解はこどもが決める」。
短大の幼児教育学科を卒業後、兵庫県で私立幼稚園での幼稚園教諭からスタート。その後、大阪府北摂の公立保育所と私立認可保育所で保育士として勤務。豊富な保育経験・スキルを有する。現在は、保育学生や保育士が安心して働ける環境を実現する活動を株式会社ワークプロジェクトで実践。保育ポリシーは「保育の正解はこどもが決める」。
