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2019.07.05

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保育士の業務を効率化!日頃の業務を見直して見ましょう!

保育士の業務を効率化!日頃の業務を見直して見ましょう!

保育士さんの業務内容は保育、園の清掃、保護者の方とのコミュニケーション、事務作業など多岐にわたります。できるだけ子どもたちと接する時間を長くとるために、日々行う業務でルーティン化できるところは効率よく済ませたいですね。この記事をご覧のみなさんにおすすめなのは、一度ご自身の、またはご自分の園の業務を見直してみることです。「そんなこと知ってるよー」「当たり前にやってるよー!」という項目があるかもしれませんが、何か1つでもヒントになれば幸いです。

人に任せられる仕事は無理に分担せず、得意な人に任せてしまいます。保育士さんによっては「壁面制作が得意」とか「PC入力が速い」などがあると思います。「餅は餅屋」ということですね。

必ずタイムキーパー=時間管理する人を決めます。報告については、一人あたりの時間を決めることで、時間内にまとめて話せるようになる習慣がつきます。相談・新しく出てきた議題について、時間内に意見がまとまらなかった、全員が意見を出せなかった場合は持ち帰りとし、次の会議までにメールやチャットなどで意見をまとめます。議題ごとに時間を割り振った会議事前資料(アジェンダともいいます)のテンプレートを用意するのも有効です。

必要となるたびに、取りに行っていると時間がかかるうえに体力も使います。ティッシュやボールペン、ナイロン手袋など、頻繁に使うものはエプロンのポケットに常備しておきましょう。

魔法のエプロンでもない限り、携帯できる持ち物の量には限界があります。1個2役の便利グッズでポケット容量と手間を減らします。印鑑付き3色ペン、修正テープ付き(消せる)ボールペンなどが代表格ですね。

汚れたらすぐに着替えられるように、エプロンの複数枚用意は当たり前。いっそのこと重ね着してしまうのも手です。
【エプロンの選び方】
https://www.hoitomo.jp/special/133/

午睡の時間で保育日誌を書いたり掃除をしたりするといった園が多いと思います。つまり「早く寝かしつける=保育以外の業務時間を確保できる」となります。
【お子さんを早く寝かしつける小技】
https://www.hoitomo.jp/special/121/

同様に、食事に時間がかかるお子さんもいらっしゃいます。無理をさせてはいけませんが、健康的に早く食べてもらうコツもあります。
【食べるのが遅いお子さんはどうすれば…】
https://www.hoitomo.jp/special/117/

保育園・幼稚園でのプールは楽しい行事である反面、保育士さんにとっては気にかけるべき点が多々あります。上記を参考に、みなさんの保育園・幼稚園でチェックポイントを作成しておき、安心安全なプール開きを迎えましょう。

保護者の方へのお便りやチラシなどは、毎回いちから作るのではなくテンプレート化をしておきましょう。一度使った画像素材は保存して保育士さん同士で共有してください。見た目も大事ですが、内容がしっかりしていればテンプレでも問題ありません。共有にはGoogleドライブやDropboxなどのクラウドサービスが便利です。いちいちデータを転送しなくても、インターネット接続のあるPC(スマホ)間でデータを共有できます。

書類をまとめるファイルは、目的ごとにファイルカラーや大きさをまとめておきます。現在バラバラになってしまっている場合は、すべて刷新してみるのもオススメです。
例)色…クラス サイズ…項目別
 

パソコン内のファイル名称はルールを統一することで、ファイルを探す時間を短縮できます。
例)【日付_内容_編集者名】【日付_クラス名_内容】

残しておく必要があるけど滅多に見ない紙の書類はスキャンしてデータ化しておきましょう。紙や職員室のモノは、多ければ多いほど探すのに時間がかかります。また、紙であれば劣化しますが、データは劣化しません。PCの劣化・故障に備えてバックアップは毎月取るようにしてください。

整理整頓、共有物を使ったら元の場所へ、ごみはすぐに捨てる。子どもたちにも教える内容ですね。

事務作業やイベントの物品制作に取り掛かる場合は、作業を終わらせる目標時間を設定して、時間を見るくせをつけます。凝り性の方だと、特に子どもたちが帰ったあとに作業する場合は時間を忘れやすくなるので要注意です。

メールもテンプレートを用意します。パソコンのキーボード入力が遅い場合はスマートフォンから送信できるように設定することもできるかもしれません。事業者向けのLINE@を活用するのも手です。LINE@もスマートフォンから送信できます。固定電話のみの園では、園専用の携帯電話を用意するとよいでしょう。電話帳の参照が簡単ですので、保護者の方への電話発信がスムーズになります。

時間感覚が身に付けば、様々な作業にかける時間効率が増します。感覚が身についている人は、仕事や何かに没頭して時計を見なくても、ふと冷静になったときに何分・何時間ほど経過しているかだいたい分かります。たとえば、アラーム付き腕時計を1時間ごとにセットして毎日着用すると、時間感覚が徐々に養われます。時計は振動タイプが理想ですが、音が鳴るタイプを利用する場合は園か先輩保育士さんの許可を得てください。

保育士さんの仕事は子どもたちや保護者の方とのコミュニケーションがメインですので、そこを効率化することはできません。むしろその他業務の中から、日々の無駄を見つけて省く工夫が必要です。少しでも発見があったならば明日から早速取り入れてみてください。

■監修/新谷ますみ
保育園運営本部で勤務。短大の幼児教育学科を卒業し、保育士・幼稚園教諭資格を取得。結婚後も仕事を続け、出産を機に一度退職。子育てがひと段落して、職場復帰。大切にしている言葉は「失敗しても、じっくり待つ」。

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